O Sistema tem como finalidade, através da coleta de dados de profissionais escolares e alunos por turma, realizar um mapeamento que identifica exatamente quantos, quais são e onde está cada profissional escolar, como também os alunos ali inseridos, proporcionando um panorama da rede a que pertencem, cursos, modalidades de ensino e níveis de escolaridade.

Todas as escolas que ofertam Educação Básica, e que no âmbito da SEEDUC/RJ estejam devidamente autorizadas, em conformidade com a legislação vigente.

• Realizar o cadastro das Unidades Escolares junto ao INEP;

• Prestar orientações às unidades escolares, durante as duas etapas do Censo Escolar;

• Realizar o acompanhamento das unidades cadastradas, para que TODAS cumpram integralmente as etapas do censo escolar respeitando assim as normas legais, de forma que não venham a ficar em situação irregular pelo descumprimento das mesmas;

Realizar integralmente as etapas do Censo respeitando seus prazos com total transparência e veracidade nas informações ali inseridas. Lembrando que estas são de total responsabilidade do Gestor cadastrado, independente do Usuário que esteja realizando o lançamento de dados no Sistema.

É de extrema importância o preenchimento do Censo por parte da instituição, pois cada aluno possuirá um número de registro único e oficial no sistema educacional brasileiro facilitando o acompanhamento do seu percurso escolar e o acesso a programas sociais, tais como: Bolsa Família, Pé - de - Meia, entre outros.

Aproveitamos para lembrar que esse número de registro do aluno que é expedido na realização do Censo precisa constar em seu Histórico Escolar. No Estado do Rio de Janeiro temos a Deliberação CEE nº 340/2013 em seu art. 13, inciso II no qual regulamenta que se faz necessário constar a “identificação completa do aluno, incluindo o código que lhe é atribuído pelo Censo Escolar” em seu documento de escolaridade.

Através da equipe regional de Inspeção Escolar, a qual a unidade escolar esteja vinculada. Deve ser feito o preenchimento de um formulário próprio fornecido pelo INEP. O formulário é encaminhado ao INEP, que gera o código da escola e o cadastramento dos responsáveis pelo Censo da Unidade Escolar. 

O censo está dividido em duas etapas que são: a “Matrícula Inicial” e a “Situação de Alunos”:

Matrícula inicial: 

A Matrícula Inicial é o período em que a escola atualiza seu cadastro no banco de dados do INEP, respeitando a Data Base, sempre a última quarta-feira do mês de maio. Todo cadastramento é feito respeitando a Data Base do Censo.

Os dados do Censo têm como referência a última quarta-feira do mês de maio, ou seja, a Escola deve respeitar e lançar no sistema a sua realidade até esta data, independente do período em que o INEP abra o Censo Escolar do Ano Letivo. Nesta etapa a Escola realiza o cadastro dos alunos, das turmas e profissionais escolares fornecendo nesta fase um panorama do ano letivo em curso.

Nesta etapa a Escola deverá atualizar as informações referentes a:

• Gestor cadastrado (quem está responsável pela Escola no ano letivo);

• Escola (identificação, caracterização da estrutura física, equipamentos, recursos humanos, organização escolar)

A Escola deverá, ainda, preencher o remanejamento e cadastro de:

• Turmas (identificação de cada uma, lançamento de novas turmas);

• Alunos (vinculando as turmas, lançamento de novos alunos);

• Profissionais Escolares (vinculando as turmas, lançamento de novos profissionais)

Situação do Aluno:

O módulo Situação do Aluno é a segunda etapa do Censo Escolar da Educação Básica, e ocorre sempre no início do ano letivo seguinte. Esta segunda etapa é especifica para declarar a situação dos alunos cadastrados na “Matrícula Inicial”. Neste momento não é possível cadastrar alunos com Matricula Inicial após a data base do Censo. 

Tem por objetivo coletar as informações de rendimento e movimento do final do ano letivo, dos alunos que foram declarados na “Matrícula Inicial”, declarando: 

• A Condição de aprovado ou reprovado,  quando se tratar de informações sobre rendimento do aluno no Sistema Educacenso;

• A situação de  transferido, deixou de frequentar ou falecido, quando se tratar de movimento do Aluno no decorrer do ano letivo;

• Para aqueles alunos transferidos no decorre do ano letivo, e que tiveram sua “Matrícula Inicial” declarada na primeira etapa do Censo em outra escola, o Sistema oferece uma ferramenta que permite a Escola declarar a sua situação final. Esta ferramenta é o ícone “Admitidos após Censo”.

ATENÇÃO: Estas etapas somente serão consideradas concluídas após a geração dos Recibos próprios. “Matricula Inicial” (Recibo de Fechamento do Censo), “Situação de Aluno” (Recibo de Encerramento do Ano Escolar).

• Portaria MEC nº 264, de 26 de março de 2007, a Data de Referência do Censo é a última quarta-feira do mês de maio, denominada Dia Nacional do Censo Escolar.

• O Decreto n° 6.425, de 4 de abril de 2008, que dispõe sobre a realização dos Censos anuais da Educação, estabelece no art. 4º que o fornecimento das informações solicitadas no Censo Escolar da Educação Básica é obrigatório para todas as escolas públicas e privadas. Sendo diretores e dirigentes dos estabelecimentos de ensino os responsáveis pelas informações declaradas.

• Plano Nacional de Educação (PNE) – Lei nº 13.005, de 25 de junho de 2014 – que atribui ao Inep a realização de estudos e pesquisas das metas do Plano, tendo como uma das referências os Censos Educacionais nacionais.

• Deliberação CEE nº 388/2020 – Art. 63 -   determina que caberá à Instituição de Ensino providenciar, cadastramento junto ao Censo Escolar O cumprimento das obrigações junto ao Censo Escolar constitui dever irrecusável e intransferível da instituição de ensino, da Equipe Técnico-Administrativo-Pedagógica, sob pena de responsabilização nos termos desta Deliberação em caso de descumprimento.