A escola que estudei fechou. Como solicitar um documento?

A solicitação de documentos de alunos oriundos de escolas extintas será realizada através do Sistema Eletrônico de Informações – SEI que é o sistema oficial de autuação, produção, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública do Estado do Rio de Janeiro.

Essa solicitação será feita por e-mail, a alguma Coordenadoria de Inspeção Escolar ou Unidade de Inspeção Escolar no Rio Poupa Tempo. Verifique aqui os endereços eletrônicos para solicitação.

Base Legal: Deliberação CEE/RJ nº 366 de 19 de dezembro de 2017 e Resolução SEEDUC nº 6064/2022.

O processo deverá ser instruído com os seguintes documentos mínimos:

No preenchimento do Requerimento Inicial, é indispensável que se observem os seguintes aspectos:

• Identificação completa do requerente conforme o documento de identificação civil;

• Caso tenha ocorrido alteração de nome, informar nome que consta na documentação da instituição de ensino extinta;

• Identificação completa do endereço do requerente;

• Identificação completa do endereço da instituição de ensino, onde, efetivamente, foram realizadas as atividades pedagógicas; 

• Curso realizado e seu respectivo período;

• E-mail atualizado do requerente, que será o canal de comunicação entre a administração pública e o administrado;

• Registrar no campo observação fatos que impediram o recebimento da documentação solicitada à época ou outras informações que julgar necessárias e relevantes.

• Enviada a documentação para o e-mail para uma das equipes de Inspeção Escolar, será autuado um processo administrativo no SEI, para atendimento da solicitação encaminhada;

• O processo será atribuído a um Professor Inspetor Escolar, que procederá com análise do pleito. A análise consiste na pesquisa da vida escolar do requerente no acervo das escolas extintas, ou na análise da documentação apresentada pelo requerente. É verificado ainda a situação cadastral da unidade escolar extinta (se possuía ou não autorização para funcionamento da escola e do curso);

• Após a análise o pedido do requerente poderá ser deferido ou indeferido;

Após o deferimento do pedido, são iniciados os procedimentos para emissão da documentação de escolaridade e poderão ser emitidos os seguintes documentos:

• Certidão de Escolaridade com Força de Certificado, expedida no caso de conclusão de cursos de Ensino Médio, Ensino Fundamental na Modalidade de Educação de Jovens e Adultos, ou cursos Equivalentes;

• Certidão de Escolaridade com Força de Diploma, expedida no caso Educação Profissional Técnica de Nível Médio e Curso Normal;

• Certidão de Estudos Realizados, que será expedida no caso de cursos não concluídos.

Emitida a certidão, são adotados os seguintes procedimentos:

• Nos processos abertos pelo SEI - Sistema Eletrônico de Informação (processos abertos a partir do ano de 2021), é enviada a certidão eletrônica para o aluno através do e-mail informado no requerimento inicial.

• Nos processos abertos pelo UPO - Controle de Processos e Documentos (processos abertos anteriores ao ano de 2021), o requerente deve acompanhar o processo através do site do UPO.

Atenção: 

• Os documentos gerados pelo SEI – Sistema Eletrônico de Informações serão emitidos digitalmente e encaminhados por e-mail ao requerente e serão considerados originais para todos os efeitos legais;

• No caso de emissão de certidões que não foram emitidas digitalmente, somente o solicitante pode retirar o documento requisitado, tendo em vista a Lei 14.010, de 2020, Lei Geral de Proteção de Dados e o descrito no art. 5º, da Lei n. 10.406/2002, Código Civil brasileiro;

• No caso de retirada do documento por procuração, o outorgante deverá descrever explicitamente a indicação do outorgado para realizar representação junto ao órgão da SEEDUC/RJ, autorizando a retirada de documento escolar.

Não serão reconhecidos recursos:

• Fora do prazo;

• Em procedimento ou processo administrativo apartado do processo que gerou a decisão;

• Perante órgão incompetente;

• Por quem não tenha legitimidade em recorrer;

• Depois de exaurida a esfera administrativa.

Após a análise do recurso, poderá ser decidido por:

• Deferimento - consiste na reconsideração da decisão prolatada e se iniciarão os procedimentos para emissão da documentação solicitada;

• Indeferimento - consiste em manter a decisão denegatória prolatada quanto a solicitação;

No caso de indeferimento do recurso, é possível ainda, ser analisada a seguinte situação:

Quando o aluno prossegue com os estudos e apresenta documento emitido por instituição de ensino superior que comprove que o aluno deu prosseguimento nos estudos, ou documento que comprove que aluno foi aprovado em vestibular ou concurso público que tenha como pré-requisito o nível de ensino pretendido pelo aluno, poderá ser decido ainda pela Convalidação ou Regularização de Vida Escola:

Convalidação -  O Ato de convalidação de estudos é um ato administrativo pelo qual é suprido vício existente em um ato irregular passado, com efeitos retroativos a data em que foi praticado e constitui, por sua natureza e objetivos, atribuição exclusiva do Órgão Central de Inspeção Escolar.

Ficam excluídas da possibilidade de convalidação:

• Ensino realizado em cursos ou instituições de ensino sem autorização de funcionamento;

• Cursos de Educação Profissional Técnica de Nível, independentes se autorizados ou não, cujas normas de estágio curricular obrigatório não tenham sido adotadas.

Regularização de Vida Escolar - A regularização da vida escolar é um processo de avaliação acadêmica, que tem como objetivo avaliar discentes do Ensino Médio, que tiveram a conclusão dos seus estudos considerados irregulares e deverá ser realizada em instituição pública estadual. 

Atenção: Exaurida as instâncias recursais no âmbito da Secretaria Estadual de Educação, o recurso, quando couber, deverá ser encaminhado ao Conselho Estadual de Educação, obedecidas as hierarquias internas da Secretaria Estadual de Educação.