1. A Instituição de Ensino deverá elaborar ofício de encaminhamento do Relatório Anual à Coordenadoria Regional de Inspeção Escolar - COOIE a qual esteja vinculada, conforme modelo abaixo;

2.  A sequência dos blocos deverá obedecer à mesma organização apresentada na PORTARIA E/COIE.E NORMATIVA N.º 02, DE 21 DE AGOSTO DE 2001;

3. O ofício deverá estar assinado pelo Diretor ou Diretor Substituto e pelo Secretário Escolar. Todas as folhas que compõem os blocos do Relatório Anual deverão estar datadas e assinadas pelo Diretor ou Diretor Substituto e pelo Secretário Escolar; 

4. O arquivo deverá ser encaminhado em formato PDF; 

5. A COOIE responsável pela instituição de ensino deverá recepcionar o arquivo, autuar o processo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI e responder ao e-mail da instituição, informando o número do processo SEI referente ao Relatório Anual; 

6. Após a autuação, o processo deverá ser atribuído à equipe regional ou a um Professor Inspetor Escolar, que realizará a conferência do Relatório Anual, verificando se contém todos os dados exigidos pela PORTARIA E/COIE.E NORMATIVA N.º 02, DE 21 DE AGOSTO DE 2001, com aplicação do checklist de conferência; 

7. Caso sejam identificadas pendências, a instituição de ensino deverá ser notificada das exigências, sendo concedido o prazo de 30 dias para o devido cumprimento; 

8. Não havendo exigências, será dada ciência ao Representante Legal, e o Relatório Anual será considerado entregue, com posterior arquivamento do processo SEI pela Coordenadoria Regional de Inspeção Escolar - COOIE.

Atenção: A entrega do Relatório Anual é importante para a regularidade presente e futura da instituição de ensino, pois contribui para a preservação da escrituração escolar, a segurança da vida escolar dos estudantes e a legalidade dos atos escolares.